BLOG

Dana kas kecil – Bisnis yang besar tidak akan berjalan tanpa hal-hal kecil. Salah satu contoh hal kecil yang mampu memutar roda bisnis dalam hal keuangan adalah kas kecil. 

Istilah kas kecil ini mengacu pada dana kecil yang disiapkan untuk menunjang aktivitas bisnis yang sifatnya kebutuhan harian. Tentu setiap perusahaan punya patokan nominal kas kecil yang berbeda-beda sesuai dengan skala bisnisnya. Dana kecil bagi perusahaan multinasional yang lebih rigid tentu berbeda dengan dana kecil bisnis kelas mikro, kecil, menengah atau UMKM. 

Dan kas kecil ini dialokasikan untuk memenuhi kebutuhan harian dengan nominal yang tidak besar. Salah satunya adalah dialokasikan untuk membeli bahan bakar mobil, motor, dan moda transportasi operasional bisnis lainnya. 

Nah meskipun disebut kas kecil namun tidak bisa diremehkan. Perannya dalam memutar roda bisnis sangat besar. Bayangkan kalau kas kecil ini dalam sehari tidak disiapkan, tentu saja biaya untuk beli bahan bakar mobil dan alat transportasi kantor akan berhenti. Alhasil roda bisnis pun bisa macet dan peluang dapat profit pun rendah.

Selain untuk membayar biaya transportasi, kas kecil juga digunakan untuk memenuhi kebutuhan harian lainnya. Seperti biaya beli perlengkapan kantor misalnya bolpoin, kertas, paket data internet, biaya internet, dan juga listrik. Jadi kontribusi kas kecil ini memang sangat besar dalam menggerakkan operasional bisnis. 

Siapa yang memegang dana kas kecil?

Untuk menggerakkan roda bisnis maka pembagian tugas sesuai dengan kapasitas dan keahlian tentu perlu diterapkan. Pihak yang ahli dalam manajemen keuangan tentu diletakkan pada posisi manajer keuangan. Sementara pihak yang  ahli dalam administrasi juga diletakkan pada bagian administrasi untuk mengatur surat menyurat dan kesekretariatan. 

Nah dalam konteks dana kas kecil, pihak yang mengaturnya adalah bagian keuangan tingkat pertama yang berkolaborasi dengan pihak administrasi. Pihak administrasi tahu akan kebutuhan kantor per hari dan bulanan. Mulai dari kebutuhan bahan bakar kendaraan atau bayar listrik. 

Informasi kebutuhan harian dan bulanan ini kemudian dilaporkan ke pihak keuangan tingkat pertama supaya bajet untuk kas kecil sesuai kebutuhan yang terjadi di lapangan. Misalnya dalam jangka waktu sebulan perusahaan yang bergerak dibidang properti memiliki pengeluaran bulanan sebagai berikut:

• Biaya bayar air : Rp 500.000
• Biaya listrik : Rp 600.000
• Biaya internet : Rp 500.000
• Biaya BBM : Rp 2000.000
• Biaya kertas : Rp 50.000
• Total : Rp 3.650.000

Dengan demikian pihak administrasi mengajukan dana kas kecil ke pihak keuangan. Nah pihak keuangan kemudian mengeluarkan dana kas kecil sebesar Rp 3.650.000 per bulannya.  Dengan cara seperti ini pihak administrasi dapat menjalankan perannya dengan baik, begitu juga dengan pihak keuangan. Dana kas kecil Rp 3.650.000 ini kemudian digunakan untuk pengeluaran operasional bulan selanjutnya.  Walhasil bisnis pun bisa beroperasi sesuai dengan rencana. 

Metode menyusun dana kas kecil dalam akuntansi 

Setiap perusahaan memang memiliki gaya operasional yang berbeda-beda. Mulai dari produk, strategi marketing, bahkan dalam hal kebijakan penyusunan bajet kas kecil. Hal ini tentu wajar karena setiap entitas bisnis menghadapi tantangan yang berbeda-beda. 

Nah dalam penyusunan kas kecil metode pencatatannya pun berbeda. Setidaknya ada dua metode yang umum digunakan dalam penyusunan kas kecil perusahaan. Yaitu metode tetap dan metode fluktuatif. Kedua metode ini sebenarnya tidak jauh berbeda. Berikut penjelasan metode pencatatan kas kecil metode tetap dan fluktuatif dalam akuntansi. 

Metode tetap (fix)

Metode pencatatan dalam akuntansi untuk dana kas kecil yang pertama adalah metode tetap. Metode ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang mengeluarkan dana kas kecil secara konstan per awal  bulan.

Seperti penjelasan di atas bahwa total pengeluaran rata-rata perusahaan properti Rp 3.650.000. Dengan demikian seorang akuntan per awal bulan mencatat pengeluaran dana untuk kas kecil Rp 3.650.000 yang diberikan kepada pihak administrasi. 

Alhasil pihak akuntan dalam mencatat pengeluaran kas kecilnya adalah sebagai berikut:

Setelah proses pencatatan dan dana kas kecil diserahkan ke pihak administrasi maka tanggung jawab selanjutnya berada di pihak administrasi. Salah satu tanggung jawabnya adalah mencatat pengeluaran dan buktinya.

Nanti setiap akhir bulan bukti pengeluaran dalam bentuk kwitansi diserahkan kepada pihak keuangan. Alur proses seperti ini harus terus berjalan setiap bulannya sehingga setiap pengeluaran tercacatat dan bisa dipertanggung jawabkan.

Metode fluktuatif

Metode kedua dalam pencatatan akuntansi kas kecil adalah fluktuatif. Dalam hal ini, proses pencatatan dilakukan berdasarkan pengeluaran per transaksi. Dalam metode fluktuatif setiap pengeluaran yang menggunakan dana kas kecil dicatat satu per satu sesuai dengan waktu transaksi. Berbeda dengan metode pertama yang langsung mencatat secara kumulatif pengeluaran kas kecil dalam satu akun. 

Jadi pihak akuntan mencatat pengeluaran dana kas kecil ini berdasarkan bukti yang diberikan oleh pihak administrasi. Meminjam contoh dana kas kecil perusahaan properti di atas maka pencatatannya adalah sebagai berikut:

Manfaat dana kas kecil

Seperti penjelasan di muka bahwa hal besar datang dari langkah-langkah kecik. Jadi pengelolaan dana kas kecil dalam bisnis memiliki manfaat yang besar dalam mendukung operasional bisnis. Berikut daftar manfaat dana kas kecil:

Pemetaan dana jelas dan terukur

Dengan menjalankan sistem dana kas kecil untuk mendukung operasional bisnis maka alokasi dana jadi lebih jelas. Tidak ada tumpang tindih alokasi dana. Manajemen dana terpetakan dengan baik untuk menutup biaya pengeluaran besar dan kecil. 

Alhasil tindakan moral hazard pun sangat kecil dengan adanya sistem pemetaan dana kas kecil. Karyawan pun akan terbantu dan bisa menyelesaikan permasalahan insidental secara cepat. 

Keputusan bisa diambil dengan cepat

Dalam operasional bisnis kadang muncul masalah secara tiba-tiba yang belum diperhitungkan. Misalnya ban mobil operasional kantor ternyata bocor ketika mengantar pesanan konsumen. Nah hal-hal kecil seperti ini harus diselesaikan dengan cepat, ban harus ditambal atau ganti baru.  Selain ganti ban, misalnya air minum di kantor habis. 

Dengan adanya dana kas kecil amak proses tambal ban atau ganti baru akan berlangsung cepat. Tidak perlu menunggu waktu lama, dana sudah ada untuk menutup biaya tambah ban.

Manfaat dana kas kecil ini memang  sangat besar untuk operasional perusahaan. Oleh karena itu, pastikan manajemen dana kas kecil terjaga dengan baik.

Memanfaatkan sistem akuntansi online dalam mengelola dana kas kecil

Untuk memudahkan proses pencatatan dana kas kecil perusahaan, paling mudah dan cepat adalah pakaian sistem akuntansi online dari ERP 360.  Sistem akuntansi dengan fitur yang sangat lengkap. Seperti fitur pencatatan kas dan  transaksi bank, pencatatan aset dan penyusuan, stok inventori dan laporangan keuangan laba rugi. 

Anda pun bisa mencatat pengeluaran untuk dana kas kecil lebih mudah. Baik dengan metode tetap atau fluktuatif. Jadi sangat membantu kerja akuntan perusahaan Anda. Di sisi lain, sistem akuntansi online ERP 360 juga terintegrasi dengan dashboard laporan keuangan yang interaktif dengan suguhan data dalam bentuk grafis. Alhasil laporan keuangan mudah dicerna. 

Jadi catata pengelolaan dana kas kecil bisnis Anda dengan sistem akuntansi online ERP 360. (as)